L'intérêt d'externaliser ses archives papier.

Une entreprise en pleine croissance signifie de plus en plus d’éléments à contrôler. Il est parfois utile d’envisager de confier une partie des responsabilités à une entreprise professionnelle externe — d’investir dans ce que l’on appelle l’externalisation.

Qu’est-ce que l’externalisation ?

Aujourd’hui, les entreprises peuvent externaliser de nombreuses tâches ou services. Il existe plusieurs façons d’externaliser un processus métier, et selon le processus, l’une peut être préférable à une autre. Elles sous-traitent souvent les services informatiques, y compris la programmation et le développement d’applications, ainsi que le support technique. Ils sous-traitent souvent le service client et appellent les fonctions de service. Ils peuvent également sous-traiter d’autres types de travail, y compris les processus de fabrication et les fonctions financières telles que la comptabilité et le traitement de la paie. Les entreprises peuvent externaliser des services entiers, tels que l’ensemble du service informatique, ou juste une partie d’un service spécifique comme les tâches liées à la gestion des archives. Par exemple, stockavenue vous aide à archiver vos documents. L’externalisation de ses archives peut impliquer l’utilisation de grands fournisseurs tiers pour gérer les archives.

Comment fonctionne l’externalisation ?

Le nom externalisation est une abréviation créée à partir de trois mots anglais. En pratique, l’externalisation consiste à faire reprendre une partie des tâches d’une autre entité par une entreprise spécialisée dans un domaine donné, sur la base d’un contrat préalablement conclu. L’externalisation se rencontre le plus souvent dans des domaines tels que la comptabilité, l’audit, la formation, les fournitures, l’administration du personnel ou l’informatique. Bien entendu, il ne s’agit pas d’une liste limitative des possibilités dans lesquelles ce mode de gestion peut s’avérer utile.

Quels sont les avantages de l’externalisation ?

Réduction des couts. Grâce à l’externalisation, vous n’aurez pas à supporter les couts liés, par exemple, à l’achat d’équipements, à l’embauche de nouvelles personnes ou à la formation des employés actuels.

Gain de temps. Si vous confiez certaines tâches à une société externe, vous pourrez consacrer plus de temps à vos tâches les plus importantes. En outre, les spécialistes d’un domaine donné accomplissent généralement leurs tâches plus rapidement que les personnes qui doivent apprendre quelque chose à partir de zéro.

Meilleure qualité des tâches effectuées. Les entreprises spécialisées dans un secteur particulier s’acquittent de leurs tâches non seulement plus rapidement, mais aussi mieux, ce qui se traduit par une amélioration des performances de l’entreprise.

Accès à des spécialistes et à des connaissances professionnelles. Grâce à l’externalisation, votre entreprise peut bénéficier des dernières technologies et des précieuses connaissances et expériences des employés de la société d’externalisation pour un cout relativement faible.

La possibilité d’introduire de nouveaux processus dans l’entreprise. L’externalisation est une solution parfaite si vous souhaitez introduire dans votre entreprise des processus que vous ne pourriez pas mettre en œuvre vous-même, par exemple parce qu’ils sont trop couteux.

Soulager les employés de l’entreprise. Grâce à l’externalisation, vos employés pourront se concentrer sur ce qu’ils font le mieux, ce qui les rendra beaucoup plus efficaces.

Tout cela signifie que l’externalisation vous permet d’optimiser votre activité. Grâce à l’externalisation, votre entreprise pourra se concentrer sur les aspects les plus importants de son activité, réaliser de précieuses économies et se développer plus rapidement.